Wat is een bewonersavond?
Een bewonersavond is een bijeenkomst georganiseerd door een gemeente, buurtcomité of woningcorporatie waarbij bewoners van een specifieke wijk worden uitgenodigd om mee te denken over diverse onderwerpen die spelen in hun buurt. Het organiseren van een bewonersavond is een waardevol instrument om direct in contact te komen met bewoners en hun ideeën en wensen te horen.
Doel van de bijeenkomst
Bepaal het doel van de bijeenkomst. Wil je alleen informatie delen, of wil je ook informatie ontvangen? Dit bepaalt direct de opzet van de avond.
Het is essentieel om ook in de uitnodiging duidelijk te maken om wat voor soort bijeenkomst het gaat en wat de inbreng van de aanwezigen zal zijn. Geïnteresseerden kunnen uitgenodigd worden via bijvoorbeeld huis-aan-huisbladen, sociale media en/of de website van de gemeente.
Communicatie
Voor het organiseren van een bewonersavond is het belangrijk om voorafgaand een aankondiging te doen via bijvoorbeeld huis-aan-huisbladen, sociale media en/of de website van de gemeente. Daarbij is het van belang om aan te geven waar en wanneer de bewonersavond plaatsvindt en wat het onderwerp van de avond is. Tijdens de bewonersavond wordt er vaak een presentatie gegeven over het betreffende onderwerp en krijgen bewoners de gelegenheid om vragen te stellen en ideeën te delen. Ook kunnen bewoners in groepjes met elkaar in gesprek gaan over specifieke thema's.
De uitkomsten van een bewonersavond worden vastgelegd in een verslag, dat wordt gedeeld met alle aanwezigen en ook vaak op de website van de gemeente wordt gepubliceerd. Op basis van de uitkomsten kunnen vervolgstappen worden gezet, zoals het aanpassen van beleid of het organiseren van vervolgbijeenkomsten
De rol van de gespreksleider
De gespreksleider speelt een belangrijke rol bij het organiseren van bewonersavonden. Vaak wordt deze rol vervuld door een ambtenaar of politicus, maar in sommige gevallen is het beter om een neutrale gespreksleider in te schakelen. Vooral wanneer er verwacht wordt dat er weerstand zal zijn tegen bepaalde plannen, kan een neutrale gespreksleider de discussie in goede banen leiden en zorgen voor een constructieve avond.
Aanmelding
Het is handig om vooraf te weten wie er tijdens de bijeenkomst aanwezig zijn. Voor bewonersavonden is het daarom vaak verplicht om je aan te melden. Dit kan bijvoorbeeld met een eenvoudig online aanmeldformulier, waarbij je gelijk het e-mailadres én het aantal aanwezige personen vraagt. Dit heeft als voordeel dat je op voorhand een beeld hebt van het totaal aantal aanwezigen. Het aantal bepaalt de inrichting van de zaal en het inkopen van de catering.
Opzet van de bijeenkomst
Bepaal de opzet van de bijeenkomst. Globaal zijn er drie soorten bijeenkomsten. Bij de eerste variant wordt alleen informatie verstrekt. Bij de andere twee wordt ook respons verwacht.
- Bij een informatieavond vertelt de initiatiefnemer welke plannen er zijn en welke stadia het project zal doorlopen. Respons van de toehoorders kan interessant zijn, maar is niet een doel op zich.
- Bij een informatieavond met inspraak wordt er een plan voorgelegd waar je graag feedback op krijgt. Het is belangrijk om de aanwezigen voor aanvang van de bijeenkomst te laten weten wat de strekking is van de bijeenkomst en wat er met hun inbreng gedaan wordt.
- Tijdens een informele informatieavond gaan organisatoren met (buurt)bewoners en andere betrokkenen echt in gesprek. Dit kan bijvoorbeeld door het opstellen van diverse stands waar deskundigen met behulp van aansprekend beeldmateriaal informatie geven over hun specialisme.
De follow-up
De avond is succesvol verlopen. Je hebt veel nieuwe inzichten gehoord en de aanwezigen zijn overwegend positief. Hoe ga je nu verder? De aanwezigen voelen zich kort na de bijeenkomst het meest betrokken. Het is daarom belangrijk om kort na de bijeenkomst een email te sturen waarin je de aanwezigen bedankt, antwoorden op de gestelde vragen rondstuurt, en aankondigt wat de volgende stappen zijn.